İşyerinizle birlikte geleceğinizi kurun

İşyeri kurma, o iş alanında faaliyet yapmakla başlar. Bu da hukuki olarak işyeri için resmi kurumlara yapılacak bir başvuru ile, daha doğrusu serbest çalışanlarda vergi dairesine yapılacak bir başvuru ile başlamış olur. Bu şekilde, yapılması gereken ilk işlemler tamamlanmış olur.

Kendi işini kuranların ilgilenmesi gereken diğer işlemlerse, odalarla kontağa geçmeyle başlar. Örneğin sanayi ve ticaret odaları veya zanaatkâr odalarına başvurmak gerekmektedir. Yeri gelmişken, bu üyeliklerin zorunlu olduğuna dikkat çekmekte fayda var. Kaldı ki, belirli iş dallarında kendi işini kurmak için (örneğin kahvehane açmak gibi) ilgili daireden izin almanız gerekiyor.

Bazı meslek dallarındaysa bu izinlere ilaveten, veteriner ve sağlık daireleri gibi kurumlardan müsade almak gerekmektedir.

Bir şirketin sermayesi ve ortak sayısı arttıkça, halledilmesi gereken formalitelerin sayısı da artar. Tek kişilik işletmeler, GbR, GmbH ve UG (sınırlı sorumlu) gibi çok ortaklı şahıs şirketleri örnek bir protokolle kurulurken, dolayısıyla çok daha az formalite gerektirirken, limited şirket (GmbH) ve anonim şirket (AG) gibi sermaye şirketleri çok daha fazla formalite gerektirir. Hem kuruluş hem de işleyiş aşamasında.

Sorumluluk
İşletmeci olarak müşterinize bir hizmet vermeyi, anlaşma yoluyla taahüt ediyorsanız, taahütünüzü yerine getirmediğiniz takdirde, müşteriniz şirketinizi dava edebilir. Yani girdiğiniz ticari ilişki nedeniyle, maddi bir sorumluk (Almancasıyla Haftung) altına girmiş oluyorsunuz.

Üstlenilen sorumluluğun sınırlandırılması, sermaye şirketlerinin ortak özelliğidir. Ve sermaye şirketlerinde, ortaklar, katılım payları oranında sorumluluk alırlar. Şahıs şirketlerinde ve tek kişilik işletmelerde işletmenin sermayesinin yanı sıra tüm özel mal varlıkları ile sorumluluk altına girerler. Yani bir sermaye şirketi kurarken yapacağınız şirket şekli seçimi, alacağınız sorumluluğu sınırlama imkanınızı belirler.

Fakat yine de sermaye şirketleri de sorumluklarını tümüyle sınırlayamazlar. Sınırlanamayacak sorumluluklara örnek olarak ürünle ilgili sorumlulukları sayabiliriz. Ayrıca, bankalar kredi konularında (limited şirketlerden) bir şahsi kefalet veya kefil olacak bir ortak talep etmektedirler.

Bağımsız İşletmecilik
Şirketinizin hukuki şeklini belirlemede şu konuları açıklığa kavuşturmanız gerekmektedir: Şirketinizde kararları tek başınıza mı almak istiyorsunuz? Ya da başka kişileri işletmeye ortak ederek sermaye arttırımı sağlamak mı istiyorsunuz? Var olan riski, karı ve halletmeniz gereken işlerinizi ortaklarınızla paylaşmak mı istiyorsunuz?

Bir şirketin tek kişilik veya bir ortak ile açılacağına bu sorulara vereceğiniz yanıtlara göre ve katılımcıların mesleki bilgisine bakarak karar vermeniz gerekir. Ortak konumundaki bir girişimci daha az bağımsız olabileceği gibi, ayrıca artı bir bilgi ve daha çok sermaye anlamına da gelmektedir.

Formaliteler
Formaliteler konusu şirketlerin hukuki konumlarına göre farklılık göstermektedir. Bu farklılıklar yeni kurulmuş olan şirketlerde daha da önemlidir. Çünkü işletmecilikle ilgili bir takım komplike işler eski işletmelerde uzmanlar tarafından halledilirken, yeni kurulmuş olan işletmelerde bu işleri girişimciler kendileri halletmek zorunda kalmaktadır. Bu iş için gerekli enerji ve zaman zaten az olan imkanları zorlamaktadır.

Bir işletmenin dönen sermayesinden veya cirosundan kişisel amaçlı olarak para çekmek, tüm hukuki şirket türlerinde, önceden bütün ortakların rızasının alınması suretiyle mümkündür. Söz konusu bu durum, her zaman olumsuz olmayıp bazen bir takım avantajları bile beraberinde getirmektedir. Tek başına bir işletmeye sahip olan birisi ise bu konuda (örneğin, çıkılacak tatilin şirket kasasından ödenmesi gibi) kendisini disiplin altında tutmak zorundadır.

İmaj
Bir şirket şeklini seçtiğinizde, aynı zamanda şirketinizin dışarıya karşı vereceği imajı da seçmiş olursunuz. Şirketinizin hukuki şekli aynı zamanda kısıtlı bir oranda dışarıya verilen bir bilgi demektir. Bu portrede şirketinizin mal varlığı ve borçları ortaya çıkmaktadır. Bunun haricinde bir şirketin hukuki şekli farklı mesajlar içerebilir. Örneğin danışman hizmeti veren bir kişi limited şirket (GmbH) şirketi şeklinde karşınıza çıkarsa, bu danışmanın bir sekreteri bile olmasa, sizde o danışmanın işini, profesyonelce yaptığı izlenimi bırakabilir.

Öte yandan, örneğin psikolojik bir muayehanede göreceğiniz bir limited şirket ibaresi kafa karıştırıcı olarak gelebilir. Çünkü burada psikolog ile hasta arasındaki güven, ön planda durmaktadır.

Tüccar Kime Denir?
Ticaretle uğraşan şahıs şirketlerinin tüccar olarak sınıflandırılması için bir takım kriterleri yerine getirme gerekir. Aksi takdirde işletme tüccar işletmesi olarak kabul edilmez. Bu kriterler özetle şöyle:

İşletme basit bir yapılanmaya sahipse, anlaşılabilir ve şefaf bir iş ilişkisine sahip olsa bile tüccar işletmesi olarak kabul edilmez. Bu durumda, yapılan cironun ne kadar yüksek olduğu önemli değildir. Örneğin tütün ürünleri satan küçük büfe, cirosu çok yüksek olsa bile tüccar işletmesi sınıfına girmez.
Bazı işletmeler ise otomatikman tüccar sınıfına girmektedir. Toptan gıda alım satımı yapan bir firma, örneğin bir tüccar işletmesidir.
Küçük bir şahıs işletmesi, tüccar işletmesi olarak kaydettirilebilir. Fakat işletme sahibi tüccar işletmesi olmanın getirdiği fazladan yükümlülüklerden kurtulmak için tüccar işletmesi olmaktan vaz geçecek olursa, bu kaydı sildirebilir.

Limited şirket, UG (mini GbmH), anonim şirket (AG), serbest meslek erbabları, limited&CO. KG., komandit şirket ve OHG gibi şirketler ise yapısı gereği otomatikman tüccar işletmesi olarak sınıflandırılır.

Ticari Sicil Kaydı
Yasaların tüccar olarak tanımladığı girişimciler, ticari sicil kaydı yaptırmak zorundadır. Ticari sicil kaydı yaptırmak içinse, sulh mahkemesine başvuruda bulunmak gerekiyor.

Sicil numarası alan girişimcilerin, tüm ticari mektuplarda firmanın ismi, şekli, yeri ve sicil numarasını yazması gerekiyor. Bu şekilde işletme ciddi ve profesyonel bir görüntü edinir. Fakat bu durum, muhasebe defterinin de ticaret yasalarına göre tutulması zorunluluğunu beraberinde getirir.

Vergiler
Bir şirketin vergilendirilmesinde hukuki şekli belirliyici bir rol oynar.
O yüzden şirketinizi kurmadan önce hangi modelin size vergilendirme açısından uygun olduğunu hesap etmeniz gerekmektedir.

Muhasebe
Şahıs veya tüzel şirket fark etmez, Almanya’da kurulu tüm şirketler muhabe tutmak zorundadır. Şirketinizin şeklini seçerken, ne türde bir muhasebe tutmanız gerektiğini de belirlemiş olursunuz. Örneğin şahıs şirketlerinin muhasebeleri çok basitken, limited şirketlerin muhasebesi, bilanço zorunluluğundan ötürü oldukça kapsamlı ve karışıktır.

Tutulacak muhasebe defterleri, şirketinizin şekline bağlıdır. Fakat bu durum şirket şeklini seçmeyi aşırı derecede belirleyici olmamalıdır.

Defter Denetleme Zorunluluğu
Bazı şirketler için denetlenme zorunluluğu vardır. Bu zorunluluk, orta büyüklükte ve büyük limited şirketler, limited & CO. KG, anonim şirketler olarak ticaret kanununda belirlenmiştir.
Yani bu tür bir firmanının yıl sonu bilançosunu bir denetçiye kontrol ettirmesi zorunluluğu vardır. Bu da beraberinde bir takım masraflar getirmektedir.

Sermaye
Bir işletme kurarken oluşacak masraflar şirketin ana sermayesine bağlıdır. Girişimcinin veya ortak girişimcilerin istekleri arttıkça, yani yapılması gereken işlerin sayısı artarsa, kuruluş maliyetleri de artmaktadır.

Sermaye Bulma
İşletmenin kuruluş aşamasında verilmesi gereken kararlardan biri de sermaye bulma konusudur. Firmanın hangi kaynaklarla kurulacağı, özsermayesinin yetip yetmeyeceği veya kredi ihtiyacı olup olmayacağı konuları, iş ilerledikçe yanıtlanması gereken durumlardır.

Yani şirketin sermaye ihtiyacı ve bu ihtiyacın nasıl karşılanacağı kesinlikle tespit edilmelidir. Bu durum, potansiyel sermayedarların ilgilendiği öncelikli konular arasında yer almaktadır.

Bu konu potansiyel sermaye verecek kişilerin hangi söz ve kontrol haklarına sahip olduklarını belirlemekte olup ve gerektiğinde sermayelerini nasıl geri alabileceklerini belirlemektedir.

Şube ve Temsilcilikler
Almanya’da ticari faaliyet için işletme kurmak isteyen yabancı yatırımcıların öncelikle açılacak büronun amacını belirlemeleri ve ona göre hareket etmeleri gerekir. Kurulacak işletme sadece tanıtım, irtibat veya servis bürosu amacını taşıyorsa, temsilcilik yeterli olacaktır. Bunun haricinde geniş kapsamlı ticari faaliyet planlanıyorsa, bağımsız bir şube açılabilinir. Burada verilecek karar, vergilendirme açısından da önem taşımaktadır. Ayrıca Almanya’da açılan bir şube, merkezi şubeye karşı açılacak davalarda, davacıya Almanya mahkemelerinde dava açma imkanı sağlamaktadır (Alman mahkemelerin uluslararası yetkisi).

a. Şube (selbständige Zweigniederlassung)
Yabancılar tarafından Almanya’da şube kurulabilinir. Şube, yabancı şirketin bağımsız ticari işletmesidir ve şirket adına ticari faaliyette bulunmaktadır. Tüzel kişiliğe sahip değildirler. Yabancı tüzel kişinin şubesi olarak (her ne kadar bağımsız olsalar da) Almanya’da yerleşik bulunduğu yerdeki ticaret siciline tescil edilmesi gerekir. Ayrıca, iş yapma ruhsatı almakla (Gewerbeanmeldung) yükümlüdür.

b. Temsilcilik
Temsilcilik, yabancı şirketin bağımlı ticari işletmesidir. İşletmenin bağımlılığı ve bağımsızlığı, karakteristik unsurlara göre belirlenir.

Bağımsız şube, sürekliliğe sahip, ticari faaliyette bağımsız hareket eden, ayrı bir muhasebeye ve hesaba sahip olan ve esas yetkili şube idarecisi olan bir işletmedir.

Bağımlı şubeler (temsilcilikler) bağımsız bilançosu ve hesabı, esaslı yetkilere sahip idari yöneticisi olmayan işletmelerdir. Temsilcilik, sadece merkezi teşkilatı tanıtım, irtibat veya servis amacıyla kurulan bir işletme olarak tanımlanabilir. Ticaret siciline tescil edilmez.

Kaynaklar:

1) Federal Ekonomi ve Teknoloji Bakanlığı

2) Avukat Servet Pınarak (Yalnızca şubeler ile ilgili bölüm)